Revisar los comprobantes de transferencia que mandan las familias, validarlos o rechazarlos, y cambiar el estado de un pago.
Junta directiva
En 30 segundos
Dar por buenos los pagos que no se cobran solos —transferencias y efectivo— para que la familia conste como pagada y su plaza quede confirmada.
Por qué hay que hacerlo
Los pagos con tarjeta y Bizum se validan solos. Los de transferencia y efectivo se quedan en PENDIENTE hasta que alguien de la junta los mira. Mientras están pendientes, la familia no consta como socia y puede quedarse fuera de una actividad.
En el menú Adjuntos/justificantes. La propia plataforma lo explica:
«Mientras queden justificantes sin revisar, el menú «Adjuntos/justificantes» enseña un globo rojo parpadeando con cuántos son. Al validar o rechazar, ese número baja.»
Es el mejor recordatorio que tenéis: si hay globo rojo, hay familias esperando. En septiembre conviene mirarlo a diario.
«Pulsa sobre el archivo, ahí abajo, y se abre aquí mismo: las imágenes se ven a tamaño de lectura y los PDF también. Descargarlo es opcional.»
«Mira que el comprobante se corresponde con el pago de esta ficha: código, fecha y quién lo hizo.»
Las tres cosas, no solo el importe. Es fácil que una familia con dos hijos mande el mismo justificante dos veces para dos pagos distintos.
«El botón VALIDAR deja el justificante validado y, con él, su pago pasa a PAGADO. La familia recibe el aviso del cambio de estado. Si el comprobante no sirve, RECHAZAR.»
Fíjate en que la familia recibe el aviso automáticamente: no hace falta que le escribáis para decirle que ya está.
Al rechazar, escribe al menos una línea en el concepto explicando por qué: la familia recibe el cambio de estado y, si no sabe qué ha pasado, os escribirá igual.
En la ficha del justificante hay la opción Cambiar el estado a mano, y en los listados de pagos se puede cambiar el estado de varios a la vez:
«Selecciona el estado al que quieres cambiar los pagos seleccionados»
Va muy bien después de una remesa: marcas todos los cobros que el banco ha dado por buenos y los pasas a validados de una vez.
El cambio de estado avisa a la familia
Hay una casilla para no enviar esos correos: «Activa esta casilla si no quieres que se envíen emails a las familias para notificarles que estás cambiando el estado de sus inscripciones o pagos». Márcala cuando hagas cambios masivos de limpieza, y déjala sin marcar cuando el cambio sí les interesa.
Cuando manda el justificante, la familia lee esto, así que sabe que le toca esperar:
«Hemos recibido tu justificante de pago. El pago seguirá como PENDIENTE hasta que la asociación lo revise; cuando lo valide pasará a VALIDADO y recibirás el aviso.»
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