El asistente de ocho pasos que cierra el curso anterior: subir de curso a los alumnos, migrar actividades y dejar a las familias listas para renovar.
Junta directiva
En 30 segundos
Cerrar el curso anterior y dejar MiAMPA listo para el nuevo: alumnos subidos de curso, familias en disposición de renovar la cuota, y las actividades del año pasado copiadas al nuevo.
Es la operación más delicada de MiAMPA
Borra alumnos, borra familias y cambia el estado de socio de todo el mundo. Hazlo cuando hayan terminado todas las actividades del curso anterior, revisa cada lista antes de pulsar Eliminar y no tengas prisa: puedes hacer un paso hoy y el siguiente mañana.
Solo se puede hacer una vez cada tres meses. Es a propósito, para que nadie lo repita por error.
En el panel del AMPA: Actualizador de cambio de curso escolar, con el subtítulo «Pasos a seguir cuando finaliza un año escolar». Arriba ves la lista de pasos, cada uno marcado como *Pendiente*, *En curso* o *Completado*. Puedes saltar a cualquiera pulsando su cabecera, y casi todos tienen un botón Omitir.
«Hay que generar el nuevo año escolar cuando hayan finalizado todas las actividades del año escolar anterior»
Si ves «Continuar» en lugar de «Crear», está bien
Significa que el año escolar ya lo creaste y el bloqueo de tres meses está activo. No te has quedado bloqueado hasta el curso que viene: pulsa Continuar y sigue con los pasos 2 a 8, que es donde está el trabajo de verdad. El botón «Restaurar año escolar anterior» que hay debajo deshace el año recién creado: úsalo solo si te has equivocado.
Los que terminan 6º de Primaria o 4º de la ESO y se van del centro.
«Aquí puedes eliminar alumnos que no van a estar el próximo año escolar (comprobar previamente)»
Ese «comprobar previamente» va en serio: mira la lista antes de darle a Eliminar.
«Aquí puedes eliminar familias que no van a tener alumnos en el centro educativo el próximo año escolar (comprobar previamente)»
Si alguna de esas familias sigue colaborando con el AMPA, no la borres: usa Omitir y quítalas una a una más adelante.
Éste es el que de verdad pasa de curso a todo el mundo.
«Pulsa el botón si quieres actualizar ahora el curso de los alumnos incrementando a cada uno su curso escolar»
Exporta la lista a Excel antes de aplicarlo
Antes de aplicar el cambio tienes la lista completa de a quién le va a cambiar el curso, y se puede exportar. Descárgatela: es tu única copia de cómo estaba todo antes.
Si sale «Los alumnos ya han pasado de curso · Este paso ya está hecho, no hay que repetirlo», perfecto, sigue al siguiente.
«Selecciona qué quieres migrar del anterior año escolar al nuevo»
Copia al curso nuevo lo que ya tenías montado, para no rehacerlo desde cero: extraescolares (con opción de incluir los grupos desactivados), eventos, seguros, vales y servicios de comedor y acogida, eligiendo qué subtipos se copian.
Hay además una casilla Migrar inscripciones de extraescolares, que copia también a las familias ya apuntadas para que no tengan que volver a inscribirse.
Piensa bien esa casilla. Si tu AMPA quiere que las familias renueven activamente cada curso, déjala sin marcar. Si prefieres continuidad automática, márcala.
Carga eventos, servicios y calendario escolar ya preparados para el curso nuevo. Es opcional y se puede omitir.
«Pulsa el botón para cambiar el estado de las familias y alumnos a NO-SOCIO para que puedan renovar la cuota de socio del nuevo curso escolar»
Sin este paso nadie puede pagar la cuota nueva
Todos siguen figurando como socios del curso pasado. Es el paso que más se olvida y el que más llamadas genera en septiembre. Al terminar te dice cuántos alumnos y cuántas familias se han actualizado.
«Opcionalmente puedes enviar una notificación a las familias para informarles del periodo de renovación de socios. Puedes hacerlo desde el menú Notificaciones > Nueva, seleccionando todas las familias»
Hazlo. Si no avisas, las familias no saben que toca renovar y las cuotas no entran. La pantalla te ofrece también Ir a cerrar año contable, que es un trámite distinto.
No pasa nada: vuelve a entrar y pulsa la cabecera del paso donde estabas.
No se puede deshacer desde aquí. Da de alta la ficha otra vez, o escribe a MiAMPA cuanto antes.
Te falta el paso 7.
El paso 4 se ha ejecutado dos veces. Avisa a MiAMPA con la fecha: hay un bloqueo de tres meses justo para evitarlo, así que conviene mirarlo.
Última revisión:
¿Te ha quedado alguna duda? Escríbenos y te echamos una mano con tu caso concreto.
