Qué hace cada casilla de la configuración y cuáles son las que dejan a las familias bloqueadas sin que os deis cuenta.
Junta directiva
En 30 segundos
La configuración del AMPA es una lista larga de casillas, y cuatro o cinco de ellas explican la mayoría de los «no me deja» que os llegan por correo. Esto es qué hace cada una y qué pasa al apagarla.
Son las dos que más soporte generan. Si las apagáis, la familia entra en Mis datos o en Mis hijos y se encuentra esto:
«Tu AMPA no permite modificar los datos de los hijos/hijas desde aquí. Si necesitas cambiar algo, ponte en contacto con el AMPA.»
Apagarlas es una decisión, no un ajuste menor
Ganáis control sobre los datos y perdéis que las familias se mantengan solas. Todo cambio de teléfono, de correo, de IBAN o de curso pasa a ser trabajo vuestro. En un AMPA de 300 familias, eso es bastante trabajo.
Hay un caso en el que sí compensa apagar la de los hijos: justo antes y durante el cambio de curso, para que nadie toque los cursos mientras hacéis la actualización general. Luego se vuelve a encender.
Si un AMPA antigua no tiene guardado ese ajuste, se entiende como permitido: es el comportamiento de siempre y así nadie se queda sin poder editar por un dato que falta.
Al registrarse, la familia queda como socia sin pagar nada. Es para AMPAs que no cobran cuota, o que la cobran por fuera.
Si lo marcáis y sí cobráis cuota, os quedáis sin cobrar a nadie y sin enteraros: todos figuran como socios. Revisadlo si os cuadran mal los ingresos de septiembre.
Decide si alguien que no ha pagado la cuota puede apuntarse a las actividades. Si lo apagáis, las familias no socias ven «Solo para socios» y no pueden seguir.
Es la palanca para que la cuota tenga sentido. La alternativa más suave, en vez de prohibirlo, es precio de socio más barato en cada actividad: consigue lo mismo sin dejar a nadie fuera.
Quita del menú la opción de pagar la cuota. Tiene una regla automática que conviene conocer: si en la configuración de cuotas activáis «Cargo en cuenta bancaria», esta casilla se marca sola y no se puede desmarcar.
Con razón: si cobráis por remesa, la familia no tiene que pagar nada por su cuenta. Dejarle el menú solo produce recibos que nadie va a cobrar.
Cierra el plazo de pagar la cuota. Es lo único que hay para cerrar el plazo: no existe una fecha límite en la configuración de cuotas. La familia ve:
«Hemos desactivado temporalmente la opción de pagar las cuotas de socio. Si tienes alguna duda al respecto envíanos un email o consulta los mensajes que enviamos acerca de esto.»
Acordaos de volver a abrirlo. Un plazo cerrado y olvidado es una familia que quiere pagaros y no puede.
| Interruptor | Qué hace |
|---|---|
| Permitir a las familias darse de baja | Pueden darse de baja solas, sin escribiros |
| Permitir a las familias darse de baja de extraescolares | Lo mismo, solo para extraescolares |
| Permitir a las familias darse de baja de eventos | Lo mismo, solo para eventos |
| Permitir inscribir hermanos | Se puede apuntar a un hermano que no esté en el centro |
| Permitir padres/madres | Los adultos también pueden inscribirse en la actividad |
| Permitir inscripciones en un periodo ya iniciado | Apuntarse a trimestre empezado |
| Permitir inscripción sin pago | Queda inscrito y el cobro se gestiona aparte |
Sobre las bajas: dejar que las familias se den de baja solas os ahorra correos, pero recordad que la baja no devuelve el dinero del período en curso. Eso está explicado en la guía de pagos.
«Marca esta casilla únicamente si se cobra con cargo en cuenta bancaria pero no es necesario tener los datos bancarios en la cuenta del usuario»
Sirve para no bloquear la inscripción de quien todavía no ha puesto su IBAN. El aviso de «únicamente» va en serio: si lo marcáis y luego generáis la remesa, esas familias se quedan fuera y habrá que cobrarlas una a una.
El orden por el que conviene mirarlo:
Con esas seis preguntas se resuelve la inmensa mayoría de las incidencias, y casi siempre es una de las tres primeras.
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