Para tesoreros que no son contables: qué hace cada informe, cómo comprobar que cuadra, cómo devolver un pago y cómo cerrar el año.
Junta directiva
En 30 segundos
Llevar las cuentas del AMPA sin ser contable, y llegar a la asamblea con números que cuadren.
Lo primero que hay que entender
No tienes que escribir asientos. MiAMPA los genera automáticamente a partir de los cobros de las familias. Tu trabajo es registrar los gastos —en el menú lateral, Movimientos manuales → Gastos manuales—, revisar que cuadra y cerrar el año.
Es el primer paso de cada ejercicio y solo se hace una vez al año. Eliges qué módulos entran —extraescolares, tienda, cuotas de socio, seguros— y a partir de ahí cada cobro genera su asiento solo.
Si es vuestro primer año con contabilidad, empezad por aquí antes de mirar ningún informe. Puede haber varios ejercicios, pero solo uno está activo a la vez.
Están en el menú lateral, en la sección Libros y balances. Todos funcionan igual: eliges el año fiscal, la fecha de cierre —hasta qué día quieres ver— y pulsas Aplicar. Todos se exportan a Excel.
Todo lo que ha entrado y salido, en orden de fecha. Cada línea es un asiento con su Debe y su Haber. Si algo te parece raro, abre su detalle y verás de qué pago viene.
Cuenta por cuenta: cuánto ha entrado, cuánto ha salido y qué saldo queda. Es la pantalla para responder rápido a «¿cuánto dinero tenemos y de dónde viene?».
Dos comprobaciones que valen su peso en oro: la fila de totales debe cuadrar (Debe total = Haber total), y el saldo de la cuenta de bancos debería parecerse a lo que ves en el banco. Si no se parece, algo falta por registrar.
Ingresos menos gastos: si el AMPA ha terminado con superávit o con déficit. Es el informe para presentar en la asamblea.
Un déficit puntual no es malo si estabais gastando a propósito reservas de años anteriores. Lo que hay que poder explicar es por qué.
Desglosa el dinero por actividad: cuánto dejó cada grupo de extraescolares, cada evento, la tienda, el comedor. Sirve para saber qué se sostiene solo y qué necesita apoyo.
Es lo que hay que mirar en primavera, cuando toque poner los precios del curso siguiente.
En contabilidad de partida doble, todo lo anotado en el Debe tiene que coincidir exactamente con el Haber. Si los dos totales no son iguales, hay algo mal apuntado.
Esos dos totales los tienes en el Balance de sumas y saldos, que es justo el informe que los enfrenta.
Un descuadre casi siempre viene de un asiento manual mal metido, no de los automáticos: los que genera MiAMPA con cada cobro nacen cuadrados. Empieza mirando los que hayáis escrito vosotros.
Cuando hay que devolver dinero ya cobrado, MiAMPA hace las tres cosas: emite la factura rectificativa que exige Hacienda, genera el asiento de abono y marca el pago como devuelto. Se puede devolver todo o una parte, incluso en varias veces.
Tres cosas que conviene saber antes
Una devolución no se puede deshacer. Los pagos cobrados con un TPV propio de Redsys no se pueden devolver desde aquí: hay que gestionarlos en vuestro TPV. Y la factura original no desaparece: queda registrada junto a su rectificativa, porque así lo exige Hacienda.
Es el paso final. MiAMPA genera el asiento de cierre —que salda ingresos y gastos y calcula el resultado—, bloquea todos los asientos para que no se puedan modificar y deja el ejercicio listo para presentar.
El cierre es definitivo
Un ejercicio cerrado no se reabre sin más: sus asientos están bloqueados a propósito, y eso es lo que garantiza que las cuentas presentadas en la asamblea no cambian después. Cierra solo cuando el ejercicio esté de verdad terminado.
El cierre contable NO es el cambio de curso escolar
Son dos cosas distintas y mucha gente las confunde. El año contable suele acabar el 31 de diciembre; el curso escolar, en junio. Cierra la contabilidad cuando acabe tu ejercicio, no al empezar el curso.
El cierre respeta las facturas ya emitidas y no las altera. Si después de cerrar detectáis un error en una factura, se corrige con una rectificativa, nunca tocando el asiento.
| Palabra | Qué es |
|---|---|
| Ejercicio / año fiscal | El periodo anual del que ves las cuentas. Se inicia una vez desde «Inicializar contabilidad» |
| Asiento | El registro de un cobro o un gasto. MiAMPA los genera solo cuando una familia paga |
| Debe y Haber | Las dos columnas de todo apunte. En cada asiento suman lo mismo: así se comprueba que cuadra |
| Cuenta contable (PGC) | La «carpeta» donde se clasifica cada movimiento: 705 ingresos por servicios, 572 bancos… |
| Fecha de cierre | Hasta qué día quieres ver los movimientos. Sirve para sacar una foto parcial |
| Base imponible e IVA | La base es el importe sin impuesto; base + IVA = total pagado |
| Asiento de cierre | El último apunte del año: salda ingresos y gastos y traslada el resultado al siguiente |
| Factura rectificativa | La que corrige o anula otra anterior. Obligatoria ante Hacienda; la original no se borra |
La contabilidad en MiAMPA — qué incluye el módulo contable.
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