Cuándo el AMPA emite factura y cuándo recibo, qué hay que declarar y por qué una factura emitida no se puede borrar.
Junta directiva
En 30 segundos
Entender qué documento emite el AMPA con cada cobro, qué obliga la normativa de facturación y qué tenéis que decidir vosotros.
Esto no es asesoramiento fiscal
Aquí se explica qué hace MiAMPA. Si vuestra situación fiscal tiene dudas —si sois entidad de carácter social, si os aplica una exención— consultadlo con una gestoría. Nosotros no podemos decidirlo por vosotros.
«Cuando una familia paga una actividad con contraprestación, MiAMPA emite un documento: una FACTURA (si lleva número) o un RECIBO. Las facturas se sellan con un código de verificación y un QR para poder cotejarlas en la Agencia Tributaria (sistema VERI*FACTU). Una factura emitida NO se puede modificar ni borrar: si hay un error, se corrige con una factura rectificativa o una anulación.»
La diferencia práctica: un recibo es un justificante de que se ha pagado. Una factura es un documento fiscal, va numerada y sellada, y queda registrada.
En Calificación fiscal de actividades declaráis la naturaleza de cada actividad, y eso es lo que manda:
«La naturaleza declarada de cada actividad decide si lleva factura o recibo, y qué se registra en VERI*FACTU.»
Hay que calificar cada actividad activa. Si no hay ninguna, la pantalla lo dice: «No hay actividades activas que calificar».
Las exenciones deportiva y cultural tienen requisito previo
Textualmente: «Las exenciones deportiva y cultural exigen que el AMPA tenga la consideración de entidad de carácter social (art. 20.Tres LIVA). Mientras no conste, esas actividades se facturarán igualmente». O sea: marcar la exención no basta si no tenéis esa consideración acreditada.
Y una tranquilidad importante sobre los cambios de criterio: «Nada ha cambiado en tu facturación. El criterio nuevo entra en vigor cuando lo actives tú, no cuando lo despleguemos nosotros». Nada se os cambia por detrás.
En Cumplimiento fiscal declaráis en cuál estáis. No todas las AMPAs facturan, y eso es perfectamente válido:
| Situación | Qué significa |
|---|---|
| Facturación con VERI*FACTU | MiAMPA emite facturas selladas y las registra en la Agencia Tributaria |
| Contabilidad en MiAMPA, sin facturación | Lleváis las cuentas aquí pero no emitís facturas: los documentos salen como recibos |
| Facturación y contabilidad gestionadas fuera de MiAMPA | Lo lleva vuestra gestoría con otro programa |
| AMPA de régimen foral (País Vasco) | Aplica TicketBAI en vez de VERI*FACTU |
Si estáis en Navarra, la pantalla os lo dice directamente: «Navarra · no hay nada que autorizar».
VERI*FACTU no es obligatorio para usar la contabilidad
Lo dice la propia ayuda de la aplicación: **«VERI*FACTU NO hace falta para llevar la contabilidad. Si no lo activas, MiAMPA contabiliza igual y los documentos salen como recibos en vez de como facturas»**. Podéis dejarlo por escrito eligiendo «Contabilidad en MiAMPA, sin facturación».
Para que MiAMPA registre facturas en vuestro nombre hace falta una representación acreditada, con los datos del Anexo I. La pantalla comprueba que estén completos.
Mientras falte algo, no deja firmar y avisa: «Faltan datos obligatorios del Anexo I» o «Todavía no se puede firmar». No es un fallo: es que falta rellenar.
Quien firme tiene que ser quien pueda representar legalmente a la asociación, normalmente la presidencia. Tenedlo en cuenta cuando cambie la junta.
Es la pregunta que más se repite, y no es una limitación de MiAMPA: lo exige la normativa. Una factura emitida y sellada no se puede hacer desaparecer.
Para corregirla se emite una factura rectificativa (o de abono), que referencia a la original con importe negativo. Las dos quedan registradas, la original y la que la corrige. Eso es lo correcto, aunque «ensucie» el listado.
Por eso, cuando devolvéis un pago desde el detalle del cobro, MiAMPA emite la rectificativa automáticamente. No hay que hacer nada a mano.
Lo que no puede hacer MiAMPA por vosotros
Decidir si vuestra AMPA es entidad de carácter social, si os aplica una exención o cómo calificar una actividad concreta. Eso es criterio fiscal y lo tiene que decir vuestra gestoría. MiAMPA aplica lo que declaréis.
VERI*FACTU en MiAMPA — qué cubre la facturación electrónica dentro de la plataforma.
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