Las empresas que contrata el AMPA entran en la plataforma con un acceso restringido para gestionar sus propias extraescolares. Ni la junta hace de intermediaria, ni nadie ve datos que no le corresponden.
La mayoría de los AMPAs no imparten las extraescolares: las contratan. La escuela de idiomas, el club deportivo, la academia de refuerzo o el taller de robótica. Y todas necesitan lo mismo: saber quién está apuntado a su actividad, quién se ha dado de baja, quién se ha incorporado a mitad de trimestre y quién asiste cada día.
Sin un acceso propio, esa información solo puede llegarles de una manera: alguien de la junta exporta un listado y se lo manda. Y lo vuelve a mandar cada vez que hay un cambio. En la práctica eso significa hojas de cálculo con nombres y datos de menores circulando por correo y por WhatsApp, versiones distintas conviviendo a la vez, y una persona voluntaria haciendo de intermediaria entre dos partes que podrían entenderse solas.
La alternativa habitual es todavía peor: dar a la empresa las claves de la asociación. Con eso resuelves el listado, pero le abres la puerta a los socios, a las cuotas, a la contabilidad y a todo lo demás.
Cada empresa recibe su propio acceso con el rol de empresa externa, que la deja entrar únicamente a las extraescolares que ella imparte. Entra, gestiona lo suyo, y ahí se acaba su alcance.
La empresa ve a los alumnos de las actividades que imparte y nada más. No ve el listado de socios, ni las cuotas, ni la contabilidad, ni las actividades de otro proveedor.
No hay un puñado de perfiles fijos entre los que elegir: los roles se configuran según lo que cada persona o empresa necesite hacer de verdad.
Cuando una familia se inscribe o se da de baja, la empresa lo ve en el momento. No hay listados que reenviar ni versiones desfasadas.
Los datos de las familias dejan de viajar en hojas de cálculo por correo y se quedan donde deben estar.
El AMPA es responsable de los datos que gestiona, y buena parte de ellos son de menores. Cuando esa información se comparte con un proveedor mediante un archivo suelto, el AMPA pierde el control: no sabe cuántas copias hay, quién más las ha recibido ni qué pasa con ellas cuando termina el contrato.
Con un acceso limitado por roles, el proveedor consulta lo que necesita dentro de la plataforma, y el día que deja de trabajar con el AMPA se le retira el acceso y deja de ver nada. No hay ficheros repartidos que recuperar.
Deja de reenviar listados y dale a cada empresa el acceso que necesita, ni uno más.
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