Les empreses que contracta l'AFA entren a la plataforma amb un accés restringit per gestionar les seves extraescolars. Ni la junta fa d'intermediària, ni ningú no veu dades que no li corresponen.
La majoria de les AFA no imparteixen les extraescolars: les contracten. L'escola d'idiomes, el club esportiu, l'acadèmia de reforç o el taller de robòtica. I totes necessiten el mateix: saber qui està apuntat a la seva activitat, qui s'ha donat de baixa, qui s'hi ha incorporat a mig trimestre i qui hi assisteix cada dia.
Sense un accés propi, aquesta informació només els pot arribar d'una manera: algú de la junta exporta un llistat i els l'envia. I el torna a enviar cada vegada que hi ha un canvi. A la pràctica, això vol dir fulls de càlcul amb noms i dades de menors circulant per correu i per WhatsApp, versions diferents convivint alhora i una persona voluntària fent d'intermediària entre dues parts que es podrien entendre soles.
L'alternativa habitual encara és pitjor: donar a l'empresa les claus de l'associació. Així resols el llistat, però li obres la porta als socis, a les quotes, a la comptabilitat i a tota la resta.
Cada empresa rep el seu propi accés amb el rol d'empresa externa, que només la deixa entrar a les extraescolars que imparteix. Entra, gestiona el que és seu, i aquí s'acaba el seu abast.
L'empresa veu els alumnes de les activitats que imparteix i res més. No veu el llistat de socis, ni les quotes, ni la comptabilitat, ni les activitats d'un altre proveïdor.
No hi ha un grapat de perfils fixos entre els quals triar: els rols es configuren segons el que cada persona o empresa necessiti fer de veritat.
Quan una família s'inscriu o es dona de baixa, l'empresa ho veu a l'instant. No hi ha llistats per reenviar ni versions desfasades.
Les dades de les famílies deixen de viatjar en fulls de càlcul per correu i es queden on han de ser.
L'AFA és responsable de les dades que gestiona, i bona part són de menors. Quan aquesta informació es comparteix amb un proveïdor mitjançant un fitxer solt, l'AFA en perd el control: no sap quantes còpies n'hi ha, qui més les ha rebudes ni què se'n fa quan s'acaba el contracte.
Amb un accés limitat per rols, el proveïdor consulta el que necessita dins de la plataforma, i el dia que deixa de treballar amb l'AFA se li retira l'accés i deixa de veure-hi res. No hi ha fitxers repartits per recuperar.
Deixa de reenviar llistats i dona a cada empresa l'accés que necessita, ni un més.
Prova MiAMPA gratis