Montar la actividad y sus grupos: cursos, fechas, plazas, precios, métodos de pago y normas, sin dejarte lo que luego bloquea a las familias.
Junta directiva
En 30 segundos
Publicar una actividad extraescolar con su horario, su precio y sus plazas, para que las familias puedan apuntarse y pagar.
Son dos niveles, y confundirlos es el error más habitual:
Las familias se apuntan a un grupo. Una extraescolar sin grupos no se ve. Así que el orden es: crear la extraescolar, crear dentro uno o varios grupos, y configurar cada grupo.
Antes de crear el grupo, ten resuelto
Quién cobra (el AMPA o una empresa externa: si es externa, créala antes en la sección Empresas o luego no podrás seleccionarla), si lleva seguro obligatorio (créalo antes en Seguros), los precios distinguiendo socio y no socio, las plazas mínimas y máximas, y las normas de inscripción escritas.
El grupo se configura con un asistente por pasos, cada uno con un botón de interrogante que abre su explicación. El orden exacto depende de la configuración de cada AMPA; lo que sigue son las secciones agrupadas por lo que hacen.
«Define el año lectivo, qué extraescolar es y la empresa que lo gestiona. Si la AMPA cobra directamente, selecciona AMPA. Si lo gestiona una empresa externa, créala antes en la sección Empresas.»
Es el paso que decide a quién va el dinero. Revísalo dos veces.
«Nombre, descripción e imagen del grupo en cada idioma del AMPA. El botón Traducir auto-rellena los demás idiomas desde el español.»
Escribe el español y pulsa Traducir; luego repasa. Los campos traducibles son los que van dentro de una sección con doble borde verde. El nombre del grupo es lo que ven las familias: que se entienda el horario o el nivel, no solo «Grupo 2».
«Niveles educativos o cursos cuyo alumnado puede apuntarse. Sin esto, no se pueden definir precios.»
Es obligatorio y bloquea el paso de precios. Si te dejas los cursos, el grupo no le sale a nadie y no puedes poner precio.
«Cuándo empieza/termina la actividad y cuándo se abre/cierra el periodo de inscripción para familias.»
Son dos pares de fechas distintos. La causa más frecuente de «no me deja apuntarme» es tener el plazo de inscripción cerrado.
«Horas de inicio y fin por día (lunes-viernes). Sábado y domingo están ocultos por defecto.»
Si la actividad es fuera del centro, el calendario permite poner coordenadas y mapa. La frecuencia (diario, semanal, mensual, único) es lo que marca si el recibo es mensual, trimestral o único.
«Mínimo y máximo de plazas. Si se llenan, las familias pueden apuntarse a la lista de espera (si la activas en el paso de Configuración).»
No dejes las plazas máximas en 0
La aplicación avisa: «El 0 no significa sin límite: significa que no queda sitio, así que a las familias no les dejará terminar la inscripción. Escribe cuántas plazas ofrecéis».
«Lista de espera, solo socios, permitir baja.»
Aquí decides si se puede entrar en lista de espera, si la actividad es solo para socios con la cuota pagada y si las familias pueden darse de baja solas.
«5 modalidades: precio fijo, por días, por familia, por número de grupos, por período. Cada precio puede tener variantes para socio/no-socio y familia numerosa.»
La modalidad más habitual es precio fijo por período. «Por días» es para comedor o acogida, donde se pagan días sueltos. Si pones precio de socio más barato que el de no socio, ya tienes el mejor argumento para que las familias se asocien.
«% IVA aplicado al precio. Si seleccionas distinto de 0, los precios indicados ya lo incluyen.»
Es decir: el IVA va dentro del precio que escribes, no se suma encima.
«Activa los métodos disponibles: tarjeta (Redsys), Bizum, transferencia, SEPA, efectivo, etc.»
Cuantos más actives, menos incidencias. Si activas transferencia o efectivo, tendréis que validar cada pago a mano.
«Texto largo con las normas que la familia debe leer y aceptar antes de pagar. Útil para horarios, faltas, cancelaciones.»
Escríbelas aunque dé pereza: es lo único que podréis enseñar cuando alguien reclame una devolución. Los textos legales (LOPD, autorización bancaria, derechos de imagen) se configuran en Empresas, editando la empresa AMPA o la externa.
Si el grupo lleva seguro obligatorio, la familia no podrá inscribirse hasta comprarlo. Y la renovación automática decide si las inscripciones se renuevan solas al cambiar de período: útil en extraescolares anuales.
En contabilidad se elige la cuenta a la que se asocian los movimientos, y hay un interruptor para excluir los pagos del grupo del libro contable si lo lleva una empresa externa.
«Activar/desactivar el grupo y notificar a las familias del cambio.»
Un grupo desactivado no lo ve nadie. Es lo primero que hay que mirar cuando las familias dicen que no encuentran la actividad.
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