Sareko dokumentuak guraso elkartearentzat

Zer da sareko dokumentuen modulua?

MiAMPAren sareko dokumentuen moduluari esker, batzordeak fitxategi garrantzitsuak igo, antolatu eta partekatu ditzake familia bazkideekin. Guraso elkartearen dokumentazio guztia leku seguru batean biltzen da, edozein gailutatik eskura.

Ez dago fitxategiak posta bidez berriro bidali, elkarrizketa zaharretan dokumentuak bilatu edo pertsona bakar batek informaziorako sarbidea izatearen menpe egon beharrik. MiAMPArekin, dokumentuak behar dituenaren eskura daude, behar dituenean.

Ohiko arazoak dokumentu-sistema zentralizaturik gabe

Guraso elkarte askok sakabanatuta kudeatzen dute beren dokumentazioa, eta horrek behin eta berriz arazoak sortzen ditu:

• Ordenagailu pertsonaletan gordetako dokumentuak, batzordea aldatzean galtzen direnak.
• Estatutuak eta aktak hamarnaka aldiz berbidaliak posta elektronikoz edo WhatsAppez.
• Elkartearen aurrekontua edo arauak non kontsultatu ez dakiten familiak.
• Bertsio zaharkituak bazkideen artean zirkulatzen.
• Zailtasuna dokumentu bat premiaz behar denean aurkitzeko.
• Informazio sentikorrerako sarbidea nork duen kontrolatu ezina.

Dokumentu-moduluaren ezaugarriak

Zer dokumentu bil ditzakezu

Sareko dokumentuen modulua guraso elkarte batek erabiltzen dituen era guztietako fitxategietarako pentsatuta dago:

• Estatutuak eta eraketa-akta: elkartearen oinarrizko dokumentuak.
• Bileren aktak: bai batzordearenak, bai batzar nagusienak.
• Aurrekontuak eta kontuak: informazio ekonomikoa, gardentasunerako.
• Zirkularrak eta komunikatuak: familientzako informazio garrantzitsua.
• Diru-laguntzen dokumentazioa: memoriak, egiaztagiriak eta ebazpenak.
• Hornitzaileen kontratuak eta aurrekontuak: batzordeak kontsultatzeko.
• Barne-araudia: jardueren, jantokiaren eta eskolaz kanpoko jardueren arautegiak.
• Formularioak eta txantiloiak: eskaerak, baimenak, izen-emateak.

Onurak batzordearentzat

Dokumentuak modu zentralizatuan kudeatzeak batzordearen lana errazten du:

• Ez dago fitxategiak berriro bidali beharrik norbaitek behar dituen bakoitzean.
• Dokumentazioa ez da galtzen batzordea aldatzen denean.
• Batzordekide guztiek informazio bera dute eskura.
• Dokumentuak bilatzen ematen den denbora murrizten da.
• Gardentasun handiagoa familia bazkideen aurrean.
• Zerga- eta dokumentu-betebeharrak betetzea errazten du.

MiAMPAren gainerako atalekin integratuta

Sareko dokumentuen moduluak MiAMPAren beste funtzionalitate batzuekin batera funtzionatzen du:

• Argitaratu albiste bat dokumentu garrantzitsu bat igotzen duzunean.
• Bidali jakinarazpen bat familiei dokumentu berriak eskuragarri daudenean.
• Partekatu ekitaldien eta jardueren dokumentuak.
• Erantsi araudia eskolaz kanpoko jarduerei.
• Osatu kontabilitate-kudeaketa aurrekontuekin eta fakturekin.