Documents en línia per a l'AFA

Què és el mòdul de documents en línia?

El mòdul de documents en línia de MiAMPA permet a la junta directiva penjar, organitzar i compartir fitxers importants amb les famílies sòcies. Tota la documentació de l'AFA queda centralitzada en un espai segur i accessible des de qualsevol dispositiu.

Ja no cal reenviar fitxers per correu, buscar documents en converses antigues ni dependre que una sola persona tingui accés a la informació. Amb MiAMPA, els documents estan disponibles per a qui els necessiti, quan els necessiti.

Problemes habituals sense un sistema de documents centralitzat

Moltes AFA gestionen la documentació de manera dispersa, i això genera problemes recurrents:

• Documents desats en ordinadors personals que es perden quan canvia la junta.
• Estatuts i actes reenviats desenes de vegades per correu o per WhatsApp.
• Famílies que no saben on consultar el pressupost o les normes de l'AFA.
• Versions desactualitzades que circulen entre els socis.
• Dificultat per trobar un document quan es necessita amb urgència.
• Falta de control sobre qui té accés a informació sensible.

Característiques del mòdul de documents

Quins documents pots centralitzar

El mòdul de documents en línia està pensat per a tota mena de fitxers que fa servir una AFA:

• Estatuts i acta fundacional: documents bàsics de l'associació.
• Actes de reunions: tant de la junta directiva com de les assemblees generals.
• Pressupostos i comptes: informació econòmica per a la transparència.
• Circulars i comunicats: informació important per a les famílies.
• Documentació de subvencions: memòries, justificants i resolucions.
• Contractes i pressupostos de proveïdors: perquè la junta els pugui consultar.
• Normativa interna: reglaments d'activitats, menjador, extraescolars.
• Formularis i plantilles: sol·licituds, autoritzacions, inscripcions.

Avantatges per a la junta directiva

Gestionar els documents de manera centralitzada facilita la feina de la junta:

• No cal reenviar fitxers cada vegada que algú els necessita.
• La documentació no es perd quan canvia la junta directiva.
• Tots els membres de la junta tenen accés a la mateixa informació.
• Es redueix el temps que es dedica a buscar documents.
• Més transparència davant les famílies sòcies.
• Facilita el compliment de les obligacions fiscals i documentals.

Integració amb la resta de MiAMPA

El mòdul de documents en línia funciona juntament amb altres funcionalitats de MiAMPA:

• Publica una notícia quan pengis un document important.
• Envia una notificació a les famílies quan hi hagi documents nous disponibles.
• Comparteix documents d'esdeveniments i activitats.
• Adjunta la normativa a les extraescolars.
• Complementa la gestió comptable amb pressupostos i factures.